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10 conseils pratiques pour bien gérer son temps

Michael Lebeau - 10 conseils pratiques pour bien gérer son temps

Le but de cet article est de  vous aider à bien gérer votre temps, afin d'augmenter votre productivité. Ces 10 conseils sont le fruit de mes lectures et de mes expériences au cours de ces dernières années. J'ai eu l'occasion de les mettre en pratique et je peux vous assurer qu'ils peuvent, au quotidien, influencer positivement votre vie dans tous les domaines.  Éphésiens 5:16 : « Rachetez le temps car les jours sont mauvais »

1. Donner la priorité aux priorités

« Il faut toujours donner la priorité aux priorités », c'est la règle d'or par excellence en matière de gestion du temps. Cela signifie que si vous avez plusieurs tâches à réaliser, il faudra réaliser en priorité, celles qui sont les plus importantes. Ne vous laissez pas séduire par ces tâches urgentes et non importantes qui volent votre temps (appels téléphoniques, gestion des emails, tâches administratives...) ou par des activités non urgentes et non importantes qui ne produisent presque rien dans votre vie (réseaux sociaux, loisirs, télévision, jeux vidéos...). 

 

Votre précieux temps doit être utilisé chaque semaine à des tâches importantes,  qui permettront la réalisation de vos grands objectifs de vie pour chacun de vos rôles (exemple de mes rôles : époux, père, directeur spirituel, pasteur associé, enfant de Dieu...).

Plus nous consacrerons du temps à des tâches importantes et non urgentes, plus nous allons faire de grands pas dans la vie. 

2. Planifier sa semaine

Il n'était pas étonnant de voir le Dr Sanster dire à son fils : « J'ai exactement 22 minutes devant moi à te consacrer ». Voilà un homme de Dieu qui, malgré ses grandes responsabilités, prenait le temps de planifier à l'avance sa semaine, pour consacrer du temps aux choses qu'il jugeait prioritaires.

Personne ne devrait se lever le matin sans savoir ce qu'il va accomplir comme tâches et activités durant sa journée. Une organisation au jour le jour est contre productive et laisse une trop grande porte ouverte aux choses non importantes voleuses de temps (imprévus, urgences, changement d'humeur...). Au contraire, nous devons être proactifs et pour cela, un seul mot d'ordre : « La planification hebdomadaire ».

Notre agenda doit devenir un compagnon indispensable. Chaque fin de semaine, nous devrions prendre entre 30 à 60 minutes pour planifier avec rigueur notre agenda de la prochaine semaine. 

Je vous conseille d'utiliser des outils gratuits comme Google Agenda, qui permet la gestion d'agendas synchronisables entre vos appareils (ordinateur, smart- phone...). J'utilise aussi un outil collaboratif semblable à Asana pour mémoriser mes tâches et les classer par projet. Puis, chaque semaine, je sélectionne des tâches dans ma liste en fonction de leur importance et leur urgence, et les affecte à mon agenda.

Une bonne planification doit entrer dans le cadre de  votre énoncé de mission (ensemble des grands objectifs ou projets que vous voulez voir se réaliser dans votre vie pour chacun de vos rôles).  Posez-vous donc la question : « Quelles tâches dois-je accomplir cette semaine pour réaliser mes objectifs ? Pour mes enfants en tant que parent, pour le Seigneur en tant qu'enfant de Dieu, pour mon travail en tant qu'employé (etc. pour chacun de vos rôles) ». Il ne vous restera plus qu'à ajouter ces tâches à votre agenda (aux bons créneaux horaires) en fonction de leur importance et leur durée de réalisation.

Il est important de garder une certaine flexibilité dans votre agenda et de voir large pour l'estimation de la durée d'une tâche (marge d'erreur à prévoir)

3. Segmenter son temps de manière équilibrée

Lorsque nous planifions notre semaine, dans la mesure du possible, nous devons segmenter notre temps par tranche de manière à pouvoir faire avancer plusieurs projets à la fois, et maintenir un équilibre de vie. Consacrer tout votre temps à un seul long projet créera un déséquilibre dans vos rôles et bloquera l'avancée d'autres projets en parallèle.

Certains consacrent tout leur temps à leur rôle de chef d'entreprise ou de cadre, et délaissent leurs rôles de conjoint et de parent. Ils réussissent dans les affaires ou le ministère mais voient leur famille se détuire. Cela devrait être considéré comme un échec ! Sachez que délaisser certains rôles au profit d'autres aura, à long terme, des conséquences négatives sur l'ensemble de vos rôles.  Nous devons donc être sages et planifier des tâches chaque semaine pour chacun de nos rôles.

4. Savoir dire non

Une autre manière d'économiser du temps est de « savoir dire non » aux propositions, aux tentations, et aux sollicitations d'autrui.  Il y a quelques années,  je disais OUI à tout le monde pour ne décevoir personne... Résultat : je n'avais plus suffisamment de temps pour la réalisation de mes propres objectifs. 

Si vous suivez le conseil n°2 : « Planifier sa semaine », il vous sera alors plus facile de dire NON à des propositions qui entreraient en conflit avec votre agenda. Vous pourrez alors répondre : « Désolé, j'ai déjà quelque chose de prévu pour ce soir », ou : « Désolé, ta proposition est très intéressante, mais j'ai des choses importantes que j'ai planifiées pour cette semaine et je ne peux pas prendre de retard ». Jésus lui même, lorsqu'il était sur la Terre, a dû dire NON à certaines opportunités pour pouvoir se concentrer sur sa grande mission.

5. Rėfléchir avant d'agir

Luc 14 : 28
28 Car, lequel de vous, s'il veut bâtir une tour, ne s'assied d'abord pour calculer la dépense et voir s'il a de quoi la terminer,

Dans ce passage, le Seigneur Jésus explique un principe fondamental, celui de « réfléchir avant d'agir ».Combien d'erreurs aurions-nous pu éviter et combien de temps aurions-nous pu sauver, si nous avions pris le temps d'appliquer ce principe, au lieu de nous précipiter, pour accomplir des projets, tête baissée, sans aucune vue d'ensemble... pour, hélas, au final abandonner ! 

Vous ne verrez jamais un sage entrepreneur ou une grande entreprise, se lancer dans un projet d'envergure sans avoir au préalable, pris le temps d'étudier sa rentabilité (étude de marché), sa faisabilité technique et d'établir un cahier des charges (exprimer par écrit les besoins détaillés). Le temps accordé à la réflexion en amont sera au final, un puissant levier pendant la phase production. Prendre le temps de réfléchir seul ou en groupe n'est jamais du temps perdu. 

Le pasteur et conférencier John Maxwell a pris l'habitude de consacrer chaque jour, 30 minutes, à la réflexion. Il est conscient que la réflexion permet de prendre la bonne direction, de choisir la meilleure solution et de se corriger quand il le faut...   Dans ces moments, prenons le temps de demander au Saint-Esprit de nous éclairer.

La Parole de Dieu, dans le livre des Proverbes, ne cesse de faire l'éloge de la réflexion. Le roi David a lui-même dit : 

Psaumes 77 : 7
7 Je pense à mes cantiques pendant la nuit, je fais des réflexions au dedans de mon coeur, et mon esprit médite.

6. Chaque minute compte

En enlevant les heures consacrées au travail, au sommeil, aux relations et aux repas, nous avons pour la plupart au moins 3 heures de libre par jour. 

La  manière dont nous allons gérer notre temps libre fera toute la différence.

Le revivaliste John Wesley avait compris la valeur du temps, il avait l'habitude de segmenter son temps en tranches de 5 minutes. À ses yeux, chaque minute comptait. Le temps, précieuse denrée, ne devait jamais être gaspillé ! 
Ne soyons pas oisifs pendant nos déplacements (en voiture ou en train) mais utilisons chaque minute pour faire quelque chose d'utile, comme se former en lisant ou en écoutant des enseignements, prier, louer Dieu, lire sa bible, répondre à des emails, fortifier des relations, édifier une personne, témoigner, réfléchir à des pro- jets ou encore faire un bilan...

Certains pourraient penser qu'une telle rigueur serait source de stress. Bien au contraire, utiliser sagement chaque minute de son temps pour régler des dossiers de la vie, apportera soulagement et satisfaction à votre âme. Vous aurez le sentiment constant que votre journée aura été utile et productive.

Aussi, votre planning hebdomadaire doit être votre serviteur et non l'inverse, vous devez rester le maître de votre temps et avoir la liberté d'adapter votre agenda au besoin pour, par exemple, prendre du repos ou avoir un moment de détente. 

7. Déléguer au maximum

Déléguer (faire faire ou sous traiter) des tâches aux bonnes personnes vous permettra de dégager du temps que vous pourrez consacrer aux tâches qui ne dev ront être réalisées que par vous. N'hésitez pas à déléguer les tâches qui sont trop complexes pour vous, vous épargnerez du temps, éviterez beaucoup de stress et le résultat sera plus excellent que si vous l'aviez fait vous-même. De manière générale, si une tâche simple ou com- plexe peut être correctement réalisée par un autre,  vous devez la déléguer si vous en avez les moyens. Une bonne déléga- tion vous permettra d'atteindre vos objec- tifs plus rapidement. 

Le Seigneur Jésus lui-même utilise ce principe. Durant son ministère terrestre, il a délégué à ses disciples (Luc 10:17), et il continue de le faire aujourd'hui avec l'Église depuis son quartier général, assis à la droite de Dieu.

8. Se former continuellement

L'homme qui désire progresser spirituellement et intellectuellement sera consta- mment en train de lire. 

La lecture rend un homme complet, nous devons y consacrer au moins 1/2 heure par jour.

Nous devons sélectionner scrupuleusement nos lectures en fonction de nos besoins, puis les lire, les relire, et les méditer car tout ce que nous lisons ou écoutons qui n'est pas par la suite médité, ne produit presque aucun changement dans nos pensées. 

L'apôtre Paul a dit à Timothée :

2 Timothée 4 : 13
13 Quand tu viendras, apporte le manteau que j'ai laissé à Troas chez Carpus, et les livres, surtout les parchemins.

Que ce soit spirituellement ou intellectuellement, la formation vous permettra d'augmenter votre savoir faire, ce qui inévitablement, contribuera à augmenter votre productivité dans le domaine de votre expertise. Ne cessons jamais d'apprendre !

9. Utiliser des outils d'aide

Dans ces temps de modernité, il est étonnant de voir à quel point de bons outils d'aide (appareils, logiciels, programmes) peuvent nous aider à augmenter notre productivité. Bien des professionnels (les agriculteurs, les scientifiques, etc.) en ont pleinement conscience. 

Pour ma part, au travail, sans certains outils, je verrais la productivité de mon équipe diminuer considérablement. Il existe certainement de bons outils qui vous aideront au quotidien à réaliser vos projets avec davantage d'efficacité.

10. Laisser de la place à l'intervention de Dieu

Dieu nous a donné une âme (intelligence, volonté, émotions) pour que nous nous en servions. J'ai voulu dans cet article allier équilibre entre bon sens, organisation, réflexion et spiritualité. Cependant, j'aimerais conclure avec le conseil le plus important : « Laisser de la place à l'intervention de Dieu ». 

Contrairement aux incroyants, nous avons le merveilleux privilège d'être en relation parfaite avec Dieu. Nous sommes donc au bénéfice de cette communion et nous devons laisser la place au surnaturel de Dieu dans notre vie. Car avec Lui tout devient possible !

Dieu peut faire en 5 minutes ce que nous aurions mis toute une vie à accomplir.

Il est donc important de rechercher en priorité le Royaume de Dieu.

Matthieu 6 : 33
33 Cherchez premièrement le royaume et la justice de Dieu; et toutes ces choses vous seront données par-dessus.

Le temps passé avec Dieu ou à s'occuper des affaires de Dieu n'est jamais du temps perdu. En faisant de notre relation avec Dieu notre priorité suprême, Dieu nous fera gagner du temps :

Psaumes 127 : 2
2 En vain vous levez-vous matin, vous couchez-vous tard, Et mangez-vous le pain de douleur; Il en donne autant à ses bien-aimés pendant leur sommeil.

Ce verset dit implicitement que pendant que vous vous reposerez, le Saint-Esprit et les anges de Dieu opéreront en votre faveur avec une grande efficacité.

Invitez donc le Seigneur dans toutes vos entreprises, il sera votre plus grande source de productivité et vous aidera à entrer dans les bonnes oeuvres qu'il a préparées d'avance, afin que vous les pratiquiez (Éphésiens 2:10), sans oublier le reste.

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